Opzetten Welkomwinkel voor het Rode Kruis
Een project waar ik nog steeds heel trots op ben!
En een project dat me weer deed geloven in mijn organisatorische capaciteiten, flexibiliteit, mijn snelle schakelen en logistieke kennis.
De ‘vluchtelingen-crisis’
In 2015 was ik vrijwilliger bij Rode Kruis Tilburg in de fuctie “coördinator evenementen”. Ik stuurde het team aan dat de planning en organisatie deed voor de inzet van EHBO-ers op evenementen.
Begin september dat jaar kreeg ik een telefoontje van een bestuurslid. Rode Kruis Nederland had gevraagd een Welkomwinkel op te zetten voor de grote groep (Syrische) vluchtelingen die op dat moment naar Nederland kwam. Het doel was deze mensen te voorzien van met name kleding.
(Te) klein van start
We gingen van start met een klein projectteam: Ik en een collega coördinator waren de projectleiders, een derde persoon nam alle zorgen rondom de extra vrijwilligers op zich en een vierde was contactpersoon tussen ons en het AZC.
Een handzaam team, werkend los van de bestaande structuren binnen de organisatie. Dat zou later een zegen blijken te zijn. We konden snel schakelen en hadden volledige medewerking van zowel Rode Kruis Tilburg als Rode Kruis Nederland. Dat bleek nodig….
En toen verdubbelde het project in omvang, elke paar uur weer.
We waren continu aan het schakelen:
- Zoeken naar meer ruimte voor de binnengekomen spullen en het uitzoeken van de spullen. Binnen een dag lag al 1 kantoorruimte tot het plafon toe vol met vuilniszakken vol kleding.
- Het aanpassen van de logistiek: intern en van ons naar het AZC
- De ‘productielijn’ voor het sorteren van de kleding en het maken van pakketten op maat werd steeds groter en efficiënter ingericht.
- Ons proces aanpassen aan de behoeften en wensen op het AZC. Ook dat was door de vrij plotselinge omvang ‘in ontwikkeling’
- Continu contacten leggen met bedrijven in de omgeving voor vooral sponsoring in natura:
- rolcontainers van het distributiecentrum van AH,hulp bij de afvoer van kleiding die we echt niet konden gebruikenbedrijven die spontaan contact opnamen, omdat ze goederen wilde brengen‘bedelen’ om verpakkingsmateriaal, vervoersmogelijkheden, lunch voor de vrijwilligers en dergelijke.Bedrijven en scholen banaderen en te woord staan die personeel en leerlingen vrijgaven om bij ons vrijwilligerswerk te doen
- Enz.
Een mega-operatie
Binnen een week werd duidelijk dat we in het gebouw van Rode Kruis Tilburg te weinig ruimte zouden hebben en gingen buiten bovenstaande taken op zoek naar een grote hal. Gelukkig werkte de gemeente mee en vonden we bedrijven die hielpen met het inrichten ervan.
Mijn collega projectleider en ik hadden vooraf aangegeven 4 weken compleet vrij te zijn voor dit project. We hebben beide werkweken van 60-70 uur gemaakt. Aan het eind van die vier weken hadden we:
- Een kledingsorteer ‘bedrijf’ met ongeveer 20 FTE , gevormd door meer dan 150 vrijwilligers.
- Een grote hal ingericht: sorteerlijnen, magazijn, laad- en losruimte, kantoor én kantine.
- Werkprocedures en handleidingen opgesteld voor de steeds wisselende vrijwilligers.
- Een grote groep ondersteunende bedrijven uit de regio.
- Wekelijkse leveringen aan meerdere AZC’s in Zuid Nederland.
- Pers, de burgermeester en mensen van Rode Kruis Nederland te woord gestaan.
- Heel, heel veel geleerd. Mede door de lessen en tips van collega’s die voor het Internationale Rode Kruis werken in crisissituaties.
Daarnaast hadden we onze opvolgers ingewerkt en werd onze aanpak door Rode Kruis Nederland gedocumenteerd als een soort standaard aanpak voor toekomstige, vergelijkbare situaties.
